就業ルール見直しコンサルティング

就業ルールやその運用は勤怠システムを導入する前に修正が必要です

勤怠管理システムが無かった時の就業規則は、時間や休暇の集計や運用は、自力集計を前提とした規則であったはずです。
IT Worldは勤怠管理システムがあるからできる集計や運用方法のご提案とコロナ時代をどう働きどう利益をあげるかの視点でお客様の就業ルールの見直やその運用を支援します。

見直すべきポイント

１．有休取得単位

従業員の働きやすい環境作りを推進するうえで、有休取得単位において時間単位を導入する事をお勧めします。

ただし時間単位有休制度を導入するだけでは有給の取得率は向上しません。

⇒IT Worldが考える有休を取得しやすい環境の整備はこちら

２．残業の端数処理単位

勤怠管理システムを導入する際は残業や遅刻早退の端数処理単位の見直しを強くお勧めします。

法律では端数処理（切り捨て）は禁止されており、弊社も残業を1分単位で支給する形が最適だと考えます。

一方残業を1分単位で支給する＝所定労働時間を全時間労働する事が前提であり、会社はそれを管理する仕組みを運用する必要があると考えます。特にテレワークを行う場合はITを活用し労働マネジメントが必要と考えます。

３．｢代休｣｢振休｣の運用と給与支給額

振替休日はあらかじめ年間カレンダーで定めている休日を労働日に変更し、その代替として本来の労働日を休日に変更する運用です。つまり休日と労働日が入れ替わります（振替される）ので休日出勤をした事にはならず、割増賃金を支給する必要はありません。

しかし法律上、振替休日とする為にはあらかじめ振り返る日が特定されている事が必要となります。つまり振休残が発生する事はありえない事になります。

一方代休は、休日に出勤した後に従業員の希望に応じて休みを取らせる事を言います。振替休日との違いは、休日に出勤して、その出勤に対する休みを取る取らないを事前に決めているかいなかとなります。また代休の場合は休日の出勤に対して割増賃金の支払が必要となります。

各出勤種別の割増賃金率は下記となります。

出勤種別	所定	残業
①振替出勤日	－	125%
②法定外休日（代休あり）	25%	150%
③法定休日　（代休あり）	35%	160%
④法定外休日（代休なし）	125%	150%
⑤法定休日　（代休なし）	135%	160%

勤怠管理システムを選定する際の注意点

上記②～⑤の出勤種別を運用する場合は、②の所定と残業の労働時間と④の所定と残業の労働時間が正しく自動集計できるシステムを選定いただく必要があります。

（上記を正しく自動集計できない勤怠システムを導入し弊社に相談をいただく事がございます）

4．代休の期限と期限を超えた際の運用

代休は、代休を取る事を前提に休日出勤した賃金の支払いを一時的に保留するものですが、代休が消化されずに代休残として数カ月にわたり保留されている状態は運用上問題と考えられます。以下4点を運用いただく事をお勧めします。

従業員に代休取得希望有無を選択させる

従業員が休日出勤した際に代休の取得を希望する／希望しないを選択できる仕組みが理想だと考えます。同じ会社でも従業員ごとにその時点の業務量やプロジェクトの期限は異なるはずです。代休取得を前提とした規則や雰囲気は休日出勤に対する賃金の不払いを前提とするものとも考えられます。従業員はこれを感じエンゲイジメントが低下し生産性が低下します。

代休に有効期限を設ける（期限を見直す）

代休の期限を就業規則に記載していない場合は記載する事をお勧めします。（記載がない企業様が多いように感じます）従業員が就業規則を見たときに規則を把握できそれを理解し就業できる事が重要です。

弊社は代休期限を同一の賃金計算期間または、休日出勤日から1カ月とする運用を推奨しております。

管理者による代休取得の促進

管理者が勤怠管理システムにて部下の代休残高を把握し、また勤怠管理システムから代休失効前アラートを受け取り、代休取得をマネジメントする必要があります。

弊社は勤怠管理システムを導入するお客様に対し、管理者向け研修会の開催をサービスメニューとして提供し、単にシステムの操作方法の説明のみでなく、システムをどう活用しどうマネジメントいただくかを合わせお客様の生産性向上を支援します。

期限を超えた代休分を賃金支給する

期限内に代休が取得できなかった場合は速やかに給与にて賃金支給する事が重要です。

また期限内に代休取得ができない事実がある場合、次の問題点があると予測できます

・休日出勤時の代休取得有無の選択に問題があった

・本人の代休取得必要の認識が無かった

・管理者による代休取得の促しが無かった

５．みなし残業制度

営業職や技術職等を対象に、みなし残業制度を設け、みなし残業手当を支給する場合、就業規則や賃金規定にみなし残業手当に該当する残業時間を記載する事をお勧めします。（法律上義務ではありません）勤怠管理システムを導入すると残業時間が明確となり、みなし残業手当分の時間について従業員から疑問が生まれるケースは稀ではありません。運用上は、みなし残業時間の範囲内／範囲外を管理し、実残業時間がみなし残業時間を超えた場合には残業代を支給する運用と、勤怠管理システムにて超える前にアラートによりマネジメントする事が重要です。