就業規則見直しコンサルティング

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就業規則見直しコンサルティング

就業規則やその運用は勤怠システムを導入する前に修正が必要です

 

勤怠管理システムが無かった時の就業規則は、時間や休暇の集計や運用は、自力集計を前提とした規則であったはずです。
IT Worldは勤怠管理システムがあるからできる集計や運用方法のご提案とコロナ時代をどう働きどう利益をあげるかの視点でお客様の就業規則の見直やその運用を支援します。

見直すべきポイント

1.年次有給休暇

有給取得率が向上すると生産性が向上します。

勤怠管理システムを導入する際は単に現状の有給制度をシステムに移行するのではなく従業員が有給を取得しやすい環境を整備する事をお勧めします。

 

属人化の解消

属人化を解消する事で大幅に有給取得が容易となります。属人化状態の改善はマニュアルを整備する事で業務の代理が可能となり属人化状態が解消できます。

マニュアル化の推進を就業規則にするのは難しかもしれませんが、全社員が日々マニュアル化を意識しながら仕事の取り組んでいただけるような規則や雰囲気づくり、評価制度を構築する事が重要だと考えます。

属人化のデメリット

①代理化が行い辛くその人が長期休暇となると生産性が大きく低下する。

②業務品質の判断が難しく上司でも評価が困難となる。

③周りからその業務の指摘を受けることができなく間違いに気づけない事とその業務の改善が行われなく生産性が低下する。(改善する文化の逆を行く)

④不正が起きやすい。

規則の見直し(有給取得単位)

時間単位の有給取得を可とする事を強くお勧めします。手集計では煩雑で運用が難しかった有給時間単位の管理は勤怠システムを導入すれば容易です。しかしこのような規則のみを修正しても有給取得率の向上や従業員の働き安さ、従業員の満足度は向上しません。

上司による声掛け

勤怠管理システムを導入する事で上司は部下の労働状況がリアルタイムで把握できるようになります。また上司がシステムからアラートを受け取り、残業の量、遅刻早退の変化、有給の取得状況も把握可能です。これをもとに上司が部下に有給取得を促すコミュニケーションを行う事で部下は有給を取得しやすくなります。

弊社は勤怠管理システムを導入するお客様に対し、管理者向け研修会の開催をサービスメニューとして提供し、単にシステムの操作方法の説明のみでなく、システムをどう活用しどうマネジメントいただくかを合わせお客様の生産性向上を支援します。

取得しやすい雰囲気づくり

「有給を取得する事が正義である」をトップをはじめマネジメント層がそれを日々発声する事が重要だと考えます。また有給を取得できていない事実を把握しその理由を分析し、どうしたら取得できるかを考える仕組みも重要だと考えます。

2.残業の端数処理単位

勤怠管理システムを導入する際は残業や遅刻早退の端数処理単位の見直しを強くお勧めします。

法律では端数処理(切り捨て)は禁止されており、弊社も残業を1分単位で支給する形が最適だと考えます。

一方残業を1分単位で支給すると言うことは、所定労働時間を全時間労働する事が前提であり、会社はそれを管理する仕組みを運用する必要があると考えます。特にテレワークを行う場合はITを活用し労働マネジメントが必要と考えます。

IT Worldは従業員の労働時間管理と従業員ごとの労働生産性を向上させる業務基盤構築コンサルティングを提供します。

3.「代休」「振休」の運用と給与支給額

振替休日はあらかじめ年間カレンダーで定めている休日を労働日に変更し、その代替として本来の労働日を休日に変更する運用です。つまり休日と労働日が入れ替わります(振替される)ので休日出勤をした事にはならず、割増賃金を支給する必要はありません。

しかし法律上、振替休日とする為にはあらかじめ振り返る日が特定されている事が必要となります。つまり振休残が発生する事はありえない事になります。

一方代休は、休日に出勤した後に従業員の希望に応じて休みを取らせる事を言います。振替休日との違いは、休日に出勤して、その出勤に対する休みを取る取らないを事前に決めているか いなかとなります。また代休の場合は休日の出勤に対して割増賃金の支払が必要となります。

各出勤種別の割増賃金率は下記となります。

出勤種別 所定 残業
  ①振替出勤日 125%
  ②法定外休日(代休あり) 25% 150%
  ③法定休日 (代休あり) 35% 160%
  ④法定外休日(代休なし) 125% 150%
  ⑤法定休日 (代休なし) 135% 160%

 

勤怠管理システムを選定する際の注意点

上記②~⑤の出勤種別を運用する場合は、②の所定と残業の労働時間と④の所定と残業の労働時間が正しく自動集計できるシステムを選定いただく必要があります。

(上記を正しく自動集計できない勤怠システムを導入し弊社に相談をいただく事がございます)

 

4.代休の期限と期限を超えた際の運用

代休は、代休を取る事を前提に休日出勤した賃金の支払いを一時的に保留するものですが、代休が消化されずに代休残として数カ月にわたり保留されている状態は運用上問題と考えられます。以下4点を運用いただく事をお勧めします。

従業員に代休取得希望有無を選択させる

従業員が休日出勤した際に代休の取得を希望する/希望しないを選択できる仕組みが理想だと考えます。同じ会社でも従業員ごとにその時点の業務量やプロジェクトの期限は異なるはずです。代休取得を前提とした規則や雰囲気は休日出勤に対する賃金の不払いを前提とするものとも考えられます。従業員はこれを感じエンゲイジメントが低下し生産性が低下します。

代休に有効期限を設ける(期限を見直す)

代休の期限を就業規則に記載していない場合は記載する事をお勧めします。(記載がない企業様が多いように感じます)従業員が就業規則を見たときに規則を把握できそれを理解し就業できる事が重要です。

弊社は代休期限を同一の賃金計算期間または、休日出勤日から1カ月とする運用を推奨しております。

管理者による代休取得の促進

管理者が勤怠管理システムにて部下の代休残高を把握し、また勤怠管理システムから代休失効前アラートを受け取り、代休取得をマネジメントする必要があります。

弊社は勤怠管理システムを導入するお客様に対し、管理者向け研修会の開催をサービスメニューとして提供し、単にシステムの操作方法の説明のみでなく、システムをどう活用しどうマネジメントいただくかを合わせお客様の生産性向上を支援します。

期限を超えた代休分を賃金支給する

期限内に代休が取得できなかった場合は速やかに給与にて賃金支給する事が重要です。

また期限内に代休取得ができない事実がある場合、次の問題点があると予測できます

・休日出勤時の代休取得有無の選択に問題があった

・本人の代休取得必要の認識が無かった

・管理者による代休取得の促しが無かった

 

5.みなし残業制度

営業職や技術職等を対象に、みなし残業制度を設け、みなし残業手当を支給する場合、就業規則や賃金規定にみなし残業手当に該当する残業時間を記載する事をお勧めします。(法律上 義務ではありません)勤怠管理システムを導入すると残業時間が明確となり、みなし残業手当分の時間について従業員から疑問が生まれるケースは稀ではありません。運用上は、みなし残業時間の範囲内/範囲外を管理し、実残業時間がみなし残業時間を超えた場合には残業代を支給する運用と、勤怠管理システムにて超える前にアラートによりマネジメントする事が重要です。

ご提案ステップ

価格

勤怠システム同時導入の場合

従業員数  99名以下のお客様 200,000円
従業員数100名以上のお客様 300,000円
従業員数300名以上のお客様 個別見積