【5分でわかる】建設業の２０２４年問題～働き方改革に対応していくために～【後編】
皆さまこんにちは。
本日は建設業の皆さまが2024年4月までに是正する必要がある、労働環境に関する課題である、「建設業の2024年問題」について詳細な内容と、どのような対応が必要になるのか、事例などを交えて紹介してまいります。
目次 |
「概要編」 「概要編」はこちらからご覧いただけます
・給与・社会保険 |
「対応編」 ・勤怠管理で労働時間の把握 →勤怠管理システムついて ・事務業務などの効率化により労働時間の削減 →電子契約システムついて |
今回は「対応編」ということで、働き方改革への対応はもちろん、建設業の皆様の働きやすい環境の形成に向けて必要な施策として「勤怠管理」と「契約の電子化」について解説します。
システムの導入にはコストが多く必要になる、といった印象を抱かれる方が多いかと思います。
しかし、実は現在紙や手で行っている業務をシステム化することで削減できる従業員の工数＝人件費や残業代、削減できる紙・印紙・郵送に関わるコストを比較すると業務が楽になることとコストの削減が両立できることがご理解いただけるかと思います。
それでは働き方改革の概要【前編】で紹介した内容を簡単におさらいしましょう。
2024年4月から対応する必要のある建設業の働き方改革の内容は大きく3つのジャンルに分かれます。
1.給与・社会保険
…技能や経験にふさわしい処遇（給与）の実現
…社会保険への加入を徹底する
2.生産性向上
…ＤＸ推進により業務の効率化を行うことで労働時間の削減につなげる
3.長時間労働の是正
…時間外労働時間に罰則付きで、上限が設けられます。
規則に違反した場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられる
今回はこの②③に関わる業務効率化による労働時間の削減に注目して、どのような業務をどこから効率化していくことができるのかを解説します。
まず、現状の勤怠管理はどのように行っていますでしょうか。
勤務形態の幅広さや、働く場所が分散しやすいことから、紙/Excelでの管理やLINE、電話による自己申請、タイムカードでの管理などがあげられますね。
しかし、これらの管理方法では直行直帰の際にまとめて申請する必要があったり、不正打刻が可能であったり、打刻管理の締めの負担が大きい事、シフトと実労働の照らし合わせが必要になることなど、多くの課題を抱えています。
これらの課題を解消し、なおかつ管理者の負担を削減するためには勤怠管理をシステム化・自動化することが必要です。
現在市場に出回っている勤怠管理システムは30種類以上と、かなり多くの種類が存在する中でどのように選定するべきなのでしょうか。
建設業における勤怠管理システムの選定ポイントは以下の3つに注目しましょう。
1.さまざまな打刻方法が選べること
本社以外での利用も多い中で、従業員と管理者の操作性を考えて選択する必要があります。
・専門の打刻機を使用する
・スマートフォンやタブレットを使用する
・PCでの打刻が可能なものを使用する
上記の中で磁気などの影響の有無、対応方法や、高年齢の従業員が扱いやすいものであることなどを検討して選択しましょう。
有休などの申請を行う事ができる打刻機や、スマートフォンから申請を行う事ができるシステムもございますので、用途に沿ったものを選択する必要があります。
2.簡単に労働時間の把握と管理が可能であること
システムは導入して終わりではなく、活用できるかどうかが非常に重要です。
そのため管理者の操作しやすい操作感であること、集計したい数値が簡単に出せること、労働時間が多い従業員への通知ができるかどうか、などの項目を確認しましょう。
弊社事例でも、毎月の勤怠給与締め作業にかかる時間が75％削減された企業様もいらっしゃいます。
また、打刻漏れや承認忘れがあることで管理者の締め作業に手間がかかることは本末転倒となってしまいますので、アラート機能での防止なども一つ検討事項としてあげられます。
3.時間外労働＝残業時間の抑制が可能であること
今回の働き方改革では時間外労働に上限が設けられたことを先述していますが、この時間外労働をどのように管理し、抑制するのかというポイントです。
残業時間を見ることができても「今月越えてしまったね」では遅いですよね。
そんな時、先述したアラート機能を「このままのペースで働き続けると残業時間が上限を超えてしまう」とシステムが認知した従業員に出すことができるものもございます。
これにより、労働基準法違反を避けることができます。
勤怠管理システムの選定時には弊社IT Worldなどのシステムの専門家にご相談いただくことがおすすめです。
まずは皆様のご要望や費用イメージなどをヒアリングし、適したシステムを複数の中から比較して一緒に選定を進めることが可能です。
建設業と一括りにしても、企業規模や行う業務、管理体制などにより適しているシステムはさまざまです。
ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
さて、勤怠の適正把握の方法について紹介しましたが、ここからは事務業務の中でも建設業ならではの工事請負契約書における印紙税の削減、書面による契約の取り交わしのための対面・押印・印刷・発送などの作業の効率化、紙のファイリングや必要な書類を探す手間などの管理性の向上など…
月額7,880円、10,000円などで利用が可能なものもあるにもかかわらず、これほど多くのメリットを享受する事ができる【契約の電子化】について解説します。
そもそも電子契約とは？という点については以下のページで解説しております。
まず、建設業さまに契約の電子化をすすめるにあたり、「法的に許されるの？」という疑問が出てくるのではないでしょうか。
電子契約の正当性については、2018年以降グレーゾーン解消制度において経済産業省と国土交通省が「クラウドサービスについて適法と正式に認める」といった声明を発表し、建設業における電子契約規制が緩和されました。
また、電子化を進めるにあたり電子化が可能な書類を整理する必要があります。
電子化が可能な書類については、ホワイトペーパーでわかりやすく解説中です。（14ページ記載）
▶建設業の働き方改革【後編】はこちら
先述したメリットが受けられる電子契約（サイン）システムですが、以下の3つのポイントを確認し、選定に活かしましょう。
1.実現したい内容による機能とコストの比較
・電子帳簿保存法対応
・他の書類の保管も併せて可能なもの
・契約書の作成・管理まで対応できるもの
・スモールスタートで安価に始められるもの
上記のような条件で比較をしていくことをお勧めします。
IT Worldの豊富な取り扱い製品から選定の相談をする2.法的効力により「当事者型」または「立会人型」を選択
当事者型：互いに電子認証局で電子証明書を取得して本人確認を行う
立会人型：契約を締結する当事者ではない第三者（電子契約システム）が立会人となり、契約に効力を持たせるもの
違いは記載の通りですが、手間がかからない立会人型はなりすましができてしまうというデメリットを、なりすましリスクの低い当事者型は電子証明書の事前準備が必要になるなど、手間や費用が発生するデメリットをもっています。
この場合、大口の契約時、業務委託などの重要な場合には当事者型を利用し、負担やリスクの少ない場合には立会人型を選ぶなど、使い分けができるものを選択する、という方法もありますね。
3.取引先への負担が少ないものを選択
契約はもちろん自社だけでは行う事ができませんね。
つまり、取引先にも対応してもらう必要が出てきます。そこで、取引先が電子契約サービスを利用していなくとも、登録などは不要で契約が完了する物を選択することも検討が必要です。
また、電子契約システムを利用していない取引先には、信頼性や安全性等の説明を行う、または文書を作成して送付するなどを行い、合意を取り付けることが必要不可欠です。
セキュリティ面の安全性が担保されたシステムを利用すること、そして説明することが重要なポイントです。
通信の暗号化や、データの暗号化などが行われているものを選びましょう。
さて、ここまでで建設業の働き方改革への対応、そして働きやすい環境の形成に向けた具体的な取り組みを挙げてきました。
システムの導入には、業務の流れを変えなければならないことや、導入時のコストなど懸念点も考えられると思いますが、効率化により長期的に見たコストの削減はもちろん、人材不足解消にも大きく関わることです。
IT導入補助金などの補助金を活用することで、お得にシステムの導入をしていただくことも可能ですし、まずは低価格な電子契約システムからDX化を進める、という企業様が非常に多くなっています。
各製品について、IT Worldでは、選定を一緒に進めることや、補助金の申請をご支援することが可能です。
ぜひこの働き方改革をきっかけに、一歩踏み出してみませんか？
ご相談はもちろん無料です。お気軽にお問い合わせください。