弊社はこれまでIT導入補助金を活用した勤怠管理システムの導入を数多くご支援して参りました。
勤怠管理システムのご検討の際には以下項目を整理いただく事で総務部門と従業員満足度の高いシステム導入が可能と考えます。
ご参考いただければ幸いです。
失敗しない勤怠管理システムの導入方法
IT導入補助金を活用する為の必要条件を理解する
従業員が日常使用する「その他システム」を検討する（導入する必要はありません）
その他システムを検討する理由
重要なのは勤怠管理システムを選定したそのタイミングで今後導入するシステムを含めたシステム全体マップを描く事。ほかの部署を含め今後必要となるだろうシステムをディスカッションする場を機会いただく事をお勧めします。
- 従業員の業務生産性に影響
勤怠管理システムは従業員が日常利用するシステムであり、その他の日常利用するシステムとの「ログイン利便性」「申請インターフェイスの統一」「データ連携」が従業員の業務生産性の影響する。
- 部門管理者の業務生産性に影響
勤怠管理システムは部門管理者が従業員の申請に対する「承認」を行う為日常利用するシステムであり、その他の日常利用するシステムとの「ログイン利便性」「承認インターフェイスの統一」「データ連携」が部門管理者の業務生産性に影響する。
就業規則の見直しを検討する
就業規則の見直しをお勧めする理由
- システム導入による集計と管理利便性の向上
勤怠管理システムが無かった時の就業規則は、時間や休暇の集計や運用は、自力集計を前提とした規則であったはずです。システムを導入する事で自動集計や休暇管理等、システムで自動化が可能な範囲は広く、従業員が働きやすい環境づくりにおいて就業規則の見直しをお勧めします。
弊社 就業規則見直しの詳細ページはこちら
- 法令順守に対する従業員の意識の変化
web媒体とSNSの大幅な普及により従業員は法令を知る機会が大きく増加し、同時に自分の会社が法令に違反している事を認識します。これにより従業員のモチベーションが低下し業務生産性の低下を招きます。また離職率の増加による採用コストが増加します。
勤怠管理システムを選定する
選定で「お勧めする」優先順位の「高い」項目
- 必要とする集計を可能とする事
- 必要とする打刻手段を可能とする事
- 従業員の操作性・利便性
- 日常使用する「その他システム」との複合的利便性
- 長期コスト
選定で「お勧めしない」優先順位の「低い」項目
- 利用中の給与計算システムとの連携
どの勤怠管理システムも基本的に給与計算システム問わず勤怠データの連携が可能な設計で開発されています。また月にかかる連携作業の工数は限定的であり優先順位が低いです。
- 総務担当者の操作性・利便性
勤怠管理システムは従業員全員が利用するシステムであり、会社全体の生産性への影響は従業員操作性・利便性の方が高く本項目の優先順位は低いです。
弊社はお客様のご要望をお聞きし複数ある勤怠管理システムの中からお客様のご要望にあわせ最適なシステムのご提案を行います
勤怠管理システム設定作業の内製or外注を検討する
勤怠管理システムの立ち上げは給与計算システムや財務会計システムと違い自社の就業規則や運用に合わせ細かい初期設定を行う必要があります。また初期設定後、規則の見直しや働くパターンの変更により設定を修正する事も多いのが特徴です。また従業員全体が利用するシステムでありエラーの影響範囲が大きく設定の精度が要求されます。
以下をご参考に勤怠管理システム設定作業の内製or外注のご検討をお勧めします
従業員向け説明会の開催を検討する
勤怠システムの稼働前にはシステムの導入目的、操作方法、注意点等を従業員と部門管理者への展開する必要がありますが、説明会の開催を行う事で効率的に展開する事が可能です。
説明会を開催するメリットはこちら
マニュアル作成を検討する
