IT導入補助金2023を活用して経費精算システムを導入する6つのポイント

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弊社はこれまでIT導入補助金を活用した経費精算システムの導入を数多くご支援して参りました。

IT導入補助金2023では「インボイス制度」がキーワードとなっている中、経費精算システムの導入はインボイス制度への対応対応だけでなく、会社の業務効率化や生産性の向上にも大きくつながる重要な要素です。

ぜひIT導入補助金2023を活用して導入していく際のご参考にしてみてください。

失敗しないIT導入補助金を活用した経費精算システムの導入方法

POINT.IT導入補助金を活用する為の必要条件を理解

IT導入補助金2022を活用する為の必要条件

  • 自社が申請可能な事業者である事を確認する

補助対象者の詳細:弊社サイトはこちら
補助対象者の詳細:公式サイトはこちら

インボイス制度に対応していない製品の場合は、導入金額の合計が税抜600,000円を超える必要がある。

経費精算システムのライセンス費用が600,000円を超えない場合は以下を検討する

検討1

有料導入支援の追加を検討する(下記 例①)

弊社は経費精算システムの設定代行や独自導入支援を行っております。

経費精算システムの迅速な運用開始と生産性向上を支援します。

弊社導入支援メニューはこちら

検討2

その他ITツールの同時導入を検討する(下記 例①②)

その他システムを検討する理由

重要なのは経費精算管理システムを選定したそのタイミングで今後導入するシステムとの連携を含めたシステム全体マップを描く事。

ほかの部署を含め、今後必要となるだろうシステムをディスカッションする場を設けるをお勧めします。

 

従業員の業務生産性に影響

経費精算システムは従業員が日常利用するシステムであり、その他の日常利用するシステムとの「ログイン利便性」「申請インターフェイスの統一」「データ連携」が従業員の業務生産性に影響する。

部門管理者の業務生産性に影響

経費精算システムは部門管理者が従業員の申請に対する「承認」を行う為日常利用するシステムであり、その他の日常利用するシステムとの「ログイン利便性」「承認インターフェイスの統一」「データ連携」が部門管理者の業務生産性に影響する。

経費精算システムと関連がなさそうで関連しているシステムを俯瞰的に検討することで、将来的な観点や他システムとの連携等を考えて導入する

弊社で導入できる製品はこちら

例①:従業員30名 補助金申請額780,000円(通常枠A類型 補助率1/2実質負担額390,000円)
導入システム 月額 人数 月数 合計金額 プロセス数
経費精算システム 500 30 12 180,000 1
販売管理システム 50000 12 600,000 1
合計 780,000 2
例②:従業員30名 補助金申請額480,000円(デジタル化基盤導入類型 補助率3/4 実質負担額120,000円)
導入システム 月額 人数 月数 合計金額 プロセス数
会計機能付経費精算システム 500 30 12 180,000 1
設定代行 300,000 0
合計 480,000 1

※費用は一例です。製品、内容により変動します。

POINT2.運用ルールの見直し

システム導入による集計と管理利便性の向上

経費精算システムを使用せずに手作業やエクセルによる集計を行うと、鉄道の経路の運賃を誤って計上してしまう・会計ソフトにデータを二重で入力しなければならない・仕訳・振込の処理が手動のため手間がかかるなどの課題があがりますよね。
経費精算システムを導入することで自動で仕訳が行われ、そのデータを会計ソフトに連携できたり、領収書や精算書などのスキャンデータを添付できるなどのように業務の自動化を進められます。

・法令順守に対する従業員の意識の変化

web媒体とSNSの大幅な普及により従業員は法令を知る機会が大きく増加し、同時に自分の会社が法令に違反している事を認識します。電子帳簿保存法やインボイス制度などへの対応のためのシステムの導入により、工数削減とともに従業員の会社への信頼度の向上につながります。

環境への対応やコスト削減の意識

紙での管理からペーパーレスへの意識が高まることで、SDGsの推進や紙の管理コストの削減に繋がります。

POINT3.経費精算システムを選定する際のポイント

まずは現状のフローを確認し、そのフロー内での工数のかかる業務や二重入力など手間のかかる業務・課題を洗い出します。

自社内で導入するシステムにおいてどの機能を優先するのかを順位付けします。

ここに弊社(IT World)が加わり、俯瞰的にフローの確認を行うことで、無駄の多い工程や課題を多角的な視点から洗い出すことが可能となります。

さらに、ルールの見直しを検討する機会としてご活用いただくことでシステムを導入するだけでなく、システムをさらに活かした導入が可能となります。

優先順位の「高い」項目の一例
 ※優先順位は企業様ごとに異なります

    • 必要とする集計を可能とする事
    • 現行の運用ルールとの適合性
    • 交通費自動精算機能などの従業員の操作性・利便性
    • スマートフォン対応
    • 長期コスト など

弊社はお客様のご要望をお聞きし複数ある経費精算システムの中から

お客様のご要望にあわせ最適なシステムのご提案を行います

POINT4.経費精算システム設定作業の外注を検討

経費精算システムの立ち上げは社内規程に反する申請を自動でチェックし、警告を出したり、申請できないようにしたり、という設定が可能です。
正確な設定をすることで不正な申請が削減され、差し戻しなどの手間が省ける一方、はじめからすべての項目を網羅しようとすると大変です。

以下をご参考に経費生産システム設定作業の外注のご検討をお勧めします

  • 経費精算システムの設定に必要な事項はこちら
  • IT導入補助金を申請する為に必要な「最低合計金額」はこちら

POINT5.従業員向け説明会の開催を検討

経費精算システムの稼働前にはワークフローの変更点、システムの導入目的、稟議や経費の申請方法、注意点等を従業員と部門管理者への展開する必要がありますが、説明会の開催を行う事で効率的に展開する事が可能です。

説明会を開催するメリットはこちら

POINT6.マニュアル作成を検討する

マニュアル作成をお勧めする理由

    • 従業員全員(アルバイト含む)が利用するシステムであり疑問が生まれる範囲が広い
    • 意図せぬミスによる二重計上などで法的なリスクが発生してしまう可能性を防げる
    • 差し戻しによる通知の手間、再申請再認証等の手間の減少につながる
    • ルールが社内に周知されていることで経理への問い合わせや、承認されない経費申請そのものが減少
    • 教育の生産性向上が可能

弊社マニュアル作成代行の詳細はこちら

TEL:03-5786-3365

月~金/ 9:00-18:00(祝祭日・夏季・冬季休暇除く)

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