5社経営統合に伴うバックオフィス基盤の全面刷新。
タイトなスケジュールでの新規システム導入や入替えをかなえる、IT Worldのプロジェクトマネジメントと高品質な製品導入/入替役務支援
今回は、稼働スケジュールが迫る中、プロジェクト管理や設定代行、データの統合など包括的な支援をご依頼いただいた株式会社西日本新聞プロダクツ 井上様にお話を伺いました。
導入の背景
導入の背景
グループ5社の経営統合により、バラバラだった給与・勤怠システムと労務管理の統一が急務となった。
当初は親会社主導での統合準備が進んでいたが、現場の詳細な運用把握に課題があり、12月時点で4月の本稼働に向けた具体的なシステム設定が白紙の状態。
まさに「藁にも縋る思い」でのご相談だった。
課題
1. 複雑な組織構造： 5社の異なる就業規則・給与体系への対応。
2. データの統合： 400名分の家族情報を含む複雑なCSVデータを、ミスなく新システムへ変換・移行しなければならない。
3. リソース不足： 合併担当グループでは現場の細かい運用が把握しきれず、社内の力だけではタスク漏れや検証不足の不安があった。
選定の決め手：なぜIT Worldだったのか
「設定支援」ではなく、「プロジェクトの完遂」を任せられる安心感。
導入の効果
4ヶ月という極めてタイトなスケジュールの中、給与・勤怠・労務・明細電子化の全システムを同時稼働。
400名超の家族情報を含む複雑なデータ移行を完遂し、懸念された初月の給与支払いを1日の遅延もなく達成。
40以上の所属階層も整理され、現在は3名で10日間という効率的な月次運用を実現している。
■導入前の課題（Before）
テーマ：5社分の「歴史」と「ルール」が混在する、未曾有の統合ミッション
■ 選定の理由（Why）：単なる「ソフト販売」ではなく「実務を動かす完遂力」への信頼
井上様：当初は社労士や他ベンダーにも相談しましたが、「設定はできるが移行は自社で」「システムが現場に合わない」といった課題に直面しました。
そんな中、IT Worldは「初期設定もデータ変換も丸投げでOK」という踏み込んだ支援を提案していただいたんです。
「他社は『準備』までだったが、IT Worldは『実務の最上流から稼働後のフォローまで』を約束してくれた総合力を高く評価しました。
システム導入の背景と効果
① プロジェクト管理（PM）：全体統括と進捗の徹底管理
【Before】
経営統合という巨大な変化に対し、未経験の「複数システム同時稼働」をタイトな納期で完遂しなければならないプレッシャー。
・ 統合後の給与体系・就業規則の決定から運用開始までの期間が極めて短かった。
・複数システムの同時立ち上げ経験がなく、タスク漏れによる稼働遅延への強い不安があった。
【After】
ITWが全タスクを洗い出し、進捗を徹底管理。遅延発生時にはエンジニアを適時投入し、全体スケジュール通りの稼働を実現。
・豊富な稼働経験に基づき、規定の決定からテスト稼働までを照らし合わせたタスクを網羅。
・定期的な進捗確認と完了未完了のチェックを徹底し、ズレのない運用開始を完遂した。
② 給与管理：400名超の高精度なデータ移行
【Before】
5社バラバラの旧システム。所得税計算に関わる複雑なCSVデータをどう変換して取り込むべきか不明だった。
・統合に伴い給与体系が一新され、支給控除項目の属性設定や組織体系をゼロから作る必要があった。
・ 紙の給与明細書の電子化を、システム準備と並行して進めるタスク管理に不安があった。
【After】
ITW側で対応表（マッピング）を作成し、重要データの移行を完遂。社内の紙の電子化も包括的に支援。
・行いたい計算から逆算して、適切な支給控除項目や組織体系（本部・部署・チーム）を設定。
・ 5社分のCSVを受領し、マッピング支援と併せて設定提案を行うことで、初めて利用するシステムの稼働を安定させた。
【ご質問】当初のスケジュール通り、1日の遅延もなく「本稼働」を迎えた際の、チーム内や経営層の反応はいかがでしたか？
井上様：基本給は新会社、残業代は旧会社として…など、初回の支給は特に複雑だったんですが、最初の給料が遅延せずに完了した時は本当に強い達成感を感じました。社内からも評価をいただきました。
さらに、上記の支給の計算は実は新しいチームで、給与計算の経験者も少ない中で行ったんです。半年くらいはドタバタでしたけど、本当に依頼してよかったです。
③勤怠管理（Touch On Time）：新規則に則ったロジック構築
【Before】
実績のない「新しい就業規則」の設定。テスト検証から従業員説明会まで自社だけで完結できるか深い不安があった。
・会社ごとに異なる仕組みで管理されていた年次有給休暇残高を、正しく移行できるか不安だった。
・テスト稼働時の検証項目の洗い出しや、本稼働後の従業員からの問い合わせ対応に限界を感じていた。
【After】
600社以上の支援経験から各社ごとに最適設定を実施。スケジュール通りの本稼働を支援。
・統一された就業規則に対し、雇用形態ごとの集計ロジックを適切に反映。
・バラバラだった有休残日数をマッピングして正しく取り込み、テスト稼働時のサポートや修正により安定した本稼働を実現した。
給与・勤怠だけでなく、「法定調書奉行クラウド」もご活用いただいていますね。
井上様：はい。現在は主に、外部への依頼に対する支払調書の作成で活用しています。
以前はこういった法的な書類作成も、制度が変わるたびに自分たちで調べ直して対応しなければならず、常に不安がつきまとっていました。
今は奉行クラウドの新機能追加や法改正に関する情報も、オンライン説明会などを通じてタイムリーに取得できています。何より、『システム側が法改正に勝手に対応してくれる』という安心感は、私たちバックオフィス担当者にとって本当に心強いですね。
導入当初の苦労はありましたが、今では法定調書も含めた一連の業務が一本の線で繋がり、無駄な作業が削ぎ落とされたと実感しています。
今回のプロジェクトは、グループ5社の経営統合という巨大な転換点において、いかに「バックオフィスの混乱をゼロにし、新体制へのソフトランディングを実現するか」が最大のミッションでした。
4ヶ月という限られた時間の中で、異なる就業規則をロジック化し、400名超の精緻なデータを移行できたのは、井上様をはじめとする皆様が、私たちを単なる「ベンダー」ではなく、共に課題に立ち向かう「パートナー」として信頼し、実務の深い部分まで開示してくださったからこそだと確信しております。
システムは導入して終わりではありません。
今回構築した給与・勤怠・労務・法定調書の強固な基盤が、法改正や組織の変化に柔軟に対応し続けられるよう、今後も「IT顧問」として最前線でサポートを続けてまいります。
お客様が安心して本来の「ものづくり」や「経営」に専念できる環境を守り抜くこと。それが、一気通貫でご支援させていただく私たちの使命です。
ITWの強みであり本お客様に貢献できたポイント
異なるメーカーのシステム(勤怠、給与等)を
①一括プロジェクト
マネジメント
②両システムを並行して
ヒアリングと設定代行
③両システムを横断した
保守サポート
今回導入されたシステムについて
勤怠管理システム設定代行 専任の担当者にてヒアリングを行い、お客様ごとに最適な運用設定を行うことで、 ご安心いただける、希望スケジュールに合わせた確実なシステム稼働をご支援いたします。 |
事例一覧
| IT導入の背景や課題、導入後の効果は企業ごとに異なります。 当社では、業種・規模・目的別にさまざまなお客様の導入事例を掲載しております。具体的な活用方法や成果をご確認いただくことで、自社に最適な導入イメージをより明確にしていただけます。ぜひ他の事例も併せてご覧ください。 |
