▶電子サインとは？
電子サインとは、一言で表すと「デジタル上における署名や印鑑、しるしなど」を広く意味するものです。
広義の電子契約といわれており、幅広い書面に対する署名・記録について証明する電子的なプロセスです。
これらは紙の文書における署名・押印と同様の効力を持たせる技術です。
大きく2つに分かれており、厳密に本人性と非改ざん性を証明する【電子署名】と簡易的な電子サインの2種類です。
▶電子サインのメリット
紙では必要な郵送・返送がない
即日での締結も可能
社内稟議・決済の処理のために出社…がなくなる
膨大な書類の保管スペースが不要になる
紙代・印刷・設備・郵送などペーパーレス化
▶電子サインは何が対象？…契約書のみではない！
一般的な契約書
・秘密保持契約書（NDA）・業務委託契約書・保守契約書・顧問契約書…
取引関連
・代理店契約・取引基本契約書・動産賃貸契約書・フランチャイズ契約書
会社内外取引
・合併契約書・株式譲渡契約書・営業譲渡契約書…
人事労務
・雇用契約書・労働条件通知書・身元保証契約書・就業条件明示書…
営業関連書類
・注文書・同意書・見積書・申込書・請求書・発注書…
金銭貸借・債権譲渡関連
・金銭借用書・債権譲渡通知書・金銭消費貸借契約書…
▶電子署名との違いは？
電子署名は電子サインのうちのひとつであると言えますが、電子署名の方がより狭義的な意味であり、より高い法的な証明力・真正性を示すために電子証明書を利用した署名です。
電子署名では「本人性」を証明するために、第三者機関である、「電子認証局」によって発行された「電子証明書」が使われます。
そして「非改ざん性」を担保するために電子証明書による暗号化が行われます。
▶紙の契約書との違い
書面（紙）での契約 | 電子契約 | |
本人性の担保 | 印鑑証明書 | 電子証明書 |
完全性の担保 | 契印・割印 | タイムスタンプ |
送付方法 | 郵送/持参 | インターネット通信 |
保管方法 | 書棚 | サーバー |
収入印紙 | 必要 | 不要 |
形式の点で大きな違いがございますが、さらに「証拠力」や「業務フロー」「事後処理」にも違いがあります。
本人性の担保が、印鑑証明書と電子証明書の違いや、改ざん防止においては、電子契約の場合タイムスタンプとなっています。
業務フロー・事務処理においては、郵送や持参とは異なりオンライン上のシステムを使って行う事ができます。
保管の際も省スペース化を見込むことができます。
さらに、収入印紙が不要であるという点でコストの削減にもつながってまいります。
収入印紙は契約書東雄にかかる印紙税などの税金を国に対して支払う目的で発行されていますが、電子データでやり取りする際には該当しません。
紙の文書の「作成」行為には当たらないため印紙税が課税されない仕組みとなっています。
▶電子サインシステムでできること
システムにより機能の有無がありますが、どのようなことができるのかを理解し、自社の運用にどう生かすことができるのか、確認しましょう
▶電子サインシステム比較のポイント
せっかく導入をするのであれば、自社に合ったシステムの選定が必要です。
| セキュリティ対策 |
| 最重要ポイントとも言えます。 データの暗号化、法令対応プログラムの更新対応などを確認しましょう。 |
| セキュリティ対策 |
| 業務プロセスや業界など自社の運用に沿った機能があるのか確認しましょう。 |
| セキュリティ対策 |
| 社員や取引先の使いやすさ、カスタマイズの拡張性など使いこなせるかどうかが重要です。 |