【5分でわかる】年末調整とは？～中級編：効率化する方法～
年末調整において工数が増加する要因の多くは、各種申告書や添付される証明書が『紙』であることです。
まず、年末調整に必要な書類を従業員に配布します。配布後、回収し、内容を確認します。内容に記入漏れがないこと等を確認できましたら、年税額計算をするためにシステムにデータを入れます。この作業がご担当者様の時間と手間を費やしているのではないでしょうか？
効率的に年末調整をし、ご担当者様の時間と手間を削減するには、『紙』でのやり取りのフローを見直す必要があります。すなわち、従業員側も間違うことなく申告でき、加えてご担当者様も内容を確認しやすい方法を検討する必要があるのです。
そこで、年末調整業務を『電子化』することが効率化への近道となります。
では、年末調整業務を『電子化』するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
『電子化』のメリットとしては、今まで紙でやり取りをしていた分の、大量の書類の保管場所をとらなくてよくなります。
また、ご担当者様がシステムに手作業で情報を入力していた時間と手間を省くことができます。
そしてそのシステムに情報を入力する際にどんなに気を付けても発生してしまう入力ミス。これもなくすことができます。
どの従業員が提出したのか、だれが提出していないのかの管理も工数がかかり、提出状況をすぐに確認することはなかなか困難です。しかし、システムでの管理となるため、従業員の書類の提出状況の管理を一覧でわかりやすく確認できます。
そして、提出する従業員側も『電子化』によってのメリットがあります。紙ではなく、パソコンやスマートフォンのWEB上での提出となるため、時間や場所を選ばず隙間時間に提出することが可能です。つまり、従業員側はこれまでの手書きによる手続きを省略することが可能なため、手間や時間を省くことができます。
このように『電子化』することにより、工数を削減でき、業務を効率化することができるのです。
例えば、オフィスステーション年末調整はこの従業員側の書類の提出を最短3分で行うことができます。また、手間と時間のかかる年末調整業務を最大１００時間短縮することができ、ご担当者様の工数を減らすことができます。
年末調整の電子化はIT Worldにご相談ください
『電子化』のメリットをお話してきましたが、実際電子化したいけど踏み出せない…というご担当者様も多いことと思います。
いきなり『紙』からシステムとなると、システム慣れしていないため何かトラブルがあったときに対応ができるか不安な面もあります。その不安な面である導入も運用も弊社がサポートいたします。また、システムにはヘルプ機能、いわゆるサポート機能があります。これにより、不明点や疑問点も即時に解決することができるため、年末調整申告書のミスも減らすことができます。
そして何より『電子化』となった際に最もネックになるのが、コスト面です。導入の際のコストのことを考えると、『電子化』せずに『紙』での年末調整にとどまってしまいますよね。この導入時の費用は、IT導入補助金を活用してお得に導入することが可能です。弊社はIT導入補助金支援事業者ですので、コスト面でもサポートさせていただきます。
また、オフィスステーション年末調整はご使用中の給与ソフトとの連携が可能である場合があるため、ご利用中のシステムを変える必要がありません。導入のサポートもいたします。
このようにIT Worldでは導入、運用サポートで皆様の業務効率化をご支援しております。無料相談となっておりますので、いつでもご相談ください！
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